Bordro Denetim Kontrol Listesi | Bordro Nasıl Denetlenir?

Maaş bordrosu denetimi ister büyük ister küçük olsun her işletmenin yasal mevzuata uygun bir şekilde yürütüp yürütülmediğini kontrol eden bir süreçtir. Bu süreçte uyumluluğu sürdürmek ve çalışanların haklarını korumak açısından kritik öneme sahiptir. Özellikle de Teknokent, Ar-Ge merkezi, tasarım merkezi gibi teşvikli alanlarda faaliyet gösteren firmalar, işveren teşviklerinden (6111) yararlanan işletmeler, Yabancı çalışan istihdam eden şirketlerde, Yan hakları (prim, ikramiye, yemek, yol, özel sağlık sigortası vb.) çeşitlilik gösteren bordro yapıları, maaş bordrosu denetimine ihtiyaç duyarlar. Bu süreçte bordro sürecini eksiksiz ve hatasız yöneterek olası olumsuz durumların  önüne geçebilir ve kendinizi stratejik güvence altına alabilirsiniz. Tabi bu işlemden önce bordro nasıl denetlenir? temel amacı nedir? ve neden gerekli gelin tüm detaylarıyla beraber inceleyelim. Keyifli okumalar dileriz!

Bordro Denetimi Nedir?

Bordro denetimi, bir şirketin maaş hesaplamalarını ve ödeme süreçlerini mevzuata uygunluğu kontrol ederek sürecin doğru ilerlemesini sağlayan bir inceleme sürecidir. Bordro denetimi sayesinde vergiler, çalışan maaşları, fazla mesai ücretleri ve primler doğru ve şeffaf bir şekilde yürütüldüğünden emin olunarak oluşabilecek hataları da en aza indirmektedir. Sürecinizin yasal olarak uyumlu olduğunu doğrulamak ve hatalardan korunmak için yılda en az bir kere bordro denetimi yaptırmanız önerilir. 

Bordro Denetimi Nasıl Yapılır?

İşletmeler tarafından merak edilen bordro denetimi aşağıdaki adımları içermektedir:

• Veri toplama: Bordro denetleme sürecinin ilk adımı bordro verilerini inceleyerek süreçte herhangi bir tutarsızlık var mı veya ödemeler yasal süreçlere uygun mu emin olmanız gerekir. Yasal sürecin uygunluğu kontrol etmek için veri toplama işlemini tüm detaylarıyla yapmanız önemlidir.
• Mevzuat kontrolü: Tüm verileri topladıktan sonra çalışan bilgilerinin doğruluğunu ve bilgilerin kayıtlarla eşleştiğini iş kanunu, SGK mevzuatı ve vergi yasaları doğrultusunda inceleyerek kontrol edilmelidir. 
• Uygulama analizi: Hesaplama hataları, eksik kesintileri ve yanlış ödemeleri bankacılık faaliyetlerini inceleyerek uygulaması yapılır.
• Raporlama: Denetleme sürecinde neleri kontrol ettiğiniz, neleri eleştirdiğiniz ve bu süreçte nelerin düzeltilmesi gerektiği şeffaf bir şekilde raporlanarak işverene raporlanır. 

Bordro Denetimlerinin Türleri

Bordro denetim süreçlerinde her biri farklı amaçlara sahip olan iki tür bulunur bu türler dahili bordro ve harici bordro denetimleri olarak ikiye ayrılır. Bunlar;

• Dahili Bordro Denetimleri: Dahili bordro denetim süreci genellikle işletmenin insan kaynakları veya muhasebe departmanı tarafından yapılan ve bordro süreçlerini değerlendirmek ve iyileştirmek için gerçekleşen denetim sürecidir. Bu denetim sayesinde işletme hatalarını erken tespit edip düzeltmeye ve nerede durduğunu bilmesini sağlamaktadır. 
• Harici Bordro Denetimleri: Bordro süreçlerini bağımsız denetim firmaları tarafından gerçekleştiği harici bordro denetimleri süreci üçüncü taraf denetçiler tarafından yürütülür. Bu denetim sürecinde şirket içi çalışanlarının gözden kaçırdığı hataların tespit edilmesi, doğruluk ve bütünlüğün sağlanması adına faydaları bulunur.

Bordro Denetim Hizmeti Neleri Kapsar?

Bordro denetim hizmeti almak isteyen kişiler tarafından en çok merak edilen konulardan birisi de bu hizmetin neleri kapsadığıdır. Bordro hizmeti genel olarak çalışanların maaş hesaplamaları ve doğruluğu, SGK ve vergi beyannamelerinin uygunluğu, fazla mesai ve kıdem/ihbar tazminat ödemelerinin kontrolü süreçlerini kapsayarak bordro raporlamalarını gerçekleştirir.

Bordo Denetimi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bordro denetimi yapılırken yapılacak her adımın büyük bir özveri ile yürütülmesi ve her detayda ekstra dikkat edilmesi gerekir. Çünkü bu süreçte her detay kritik öneme sahiptir ve eksik veya hatalı olması sonucunda cezai sonuçları bulunur. Bu yüzden bordro denetimi yapılırken öncelikle bordro yöntemi risk analizi yapılarak,  güncel mevzuata ve yasal düzenlemelere uygunluk kontrol edilmeli.  Böylelikle veriler doğru ve eksiksiz kullanılmalı aynı zamanda ödeme kalemleri belgelerle doğrulanmalıdır. Sonrasında ise Bordro denetimi sürecinde yapılan vergi ve SGK süreçleri, fazla mesai, izin ve prim ödemeleri gibi tüm süreç güncel oranlara göre hesaplanıp ödeme ve kesintilerin buna uygun yapılması gereklidir. Tabi bu süreçte gizlilik ve veri güvenliğine özen gösterilmesi ve yalnızca yetkili kişilerle paylaşılması gereklidir.

Bordro Oluşturulduktan Sonra Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bordro süreci özellikle büyük işletmeler için kimi zaman karmaşık ve zor gelebilir. Fakat bu işlemi yalnızca yasal zorunluluk olarak görmemek gerekir. Çünkü bordro oluşturmak işletmeye de birçok fayda sağlayan ve düzene koyan bir süreçtir. Bu süreci sağlıklı ve kurallara uygun bir şekilde yürütebilmek için de bordro oluşturulduktan sonra dikkat edilmesi gereken detaylar bulunur. Bu detaylar arasında önde gelenlerden biri şüphesiz çalışanlara ödeme tarihlerine uygun zamanında ve doğru teslim yapılmasıdır. Bu bilgilerin net, eksiksiz ve anlaşılır olması oldukça önemlidir. Bordro oluşturulduktan sonra vergi ve SGK bildirimlerin yapılması ve ödemelerin gerçekleşmesi gerekir. Oluşturulan bordrolarda herhangi bir hata varsa hızlıca düzeltilmeli ve çalışana bu konuyla ilgili gerekli bilgilendirmeler yapılmalıdır. 

Bordro oluşturma işlemi bittikten sonra resmi kayıt ve arşivleme süreci devreye girer ve bu süreçte güvenli şekilde saklanması olası denetimlerde büyük önem taşır. Tabi bu denetimlerden ziyade iç kontrol ve periyodik denetimlerin ihmal edilmemesi ve gizlilik kurallarına uygun saklanması dikkat edilmesi gereken detaylar arasında yer alır. 

Bordro Denetiminin Sağladığı Avantajlar

Bordro denetimi yasal süreçlerin yanı sıra işvereni hukuki açıdan güven altına alırken çalışanın da memnuniyetini arttıran bir süreçtir. Birçok avantajı içerisinde barındıran bordro denetiminde en önemlisi mali hataları önleyerek olası ceza ve faiz yüklerinden korumaktadır. Mali şeffaflık ve güvenirlik sağlayarak hem çalışanın memnuniyetinin artmasını sağlar hem de işvereni yasal süreçlerde güvende tutar. Böylelikle şirket güvenli bir imaj kazanır ve operasyonel verimliliği ile sürecin daha hızlı ve verimli yürütülerek hataların azalmasını sağlar.  

İşverenlerin Bordro Denetimi Yapması Neden Gereklidir?

İşverenlerin bordro deneyimi yapmasının neden gerekli olduğunu aslında sağladığı avantajları da incelediğinizde çok net görebilirsiniz. Çünkü bordro denetleme yapılmadığı takdirde sağladığı birçok avantaj yerini dezavantaja bırakacaktır. İşverenlerin bordro denetim yapması yasal yükümlülükleri yerine getirilmesi ve mali risklerin azalması adına gerekli bir süreçtir. İşvereni hukuki açıdan güvence altına alırken çalışanın da memnuniyetini ve güvenini kazanmak adına yapılması gerekir. Aynı zamanda işletme olarak şirket itibarınızı korumak, verimliliğinizin artmasını sağlamak ve bu süreçte bordro süreçlerinizdeki veri güvenliğini sağlamak için bordro denetim yapılması gereklidir. Böylelikle bordro denetimi sayesinde riskleri minimize ederek hem yasal sürece uygunluk sağlamış olursunuz hem de verilerin doğru bir şekilde işlenip saklanmasını garanti altına almış olursunuz.

Kimler Bordro Hizmeti Almalı?

En çok merak edilen sorular arasında olan kimler bordro hizmeti almalı sorusu aslında çok nettir. Özellikle çok sayıda çalışana sahip bir işletme sahibi iseniz bordro hizmeti kesinlikle almalısınız. Eğer bir işletme olarak SGK ve vergi süreçlerine uygun hareket etmek istiyorsanız, hatalı hesaplamalardan kaçınmak ve riskleri minimize etmek isteyen işletmelerdenseniz bordro hizmeti kesinlikle almalısınız. 

Bordro Denetim Hizmeti Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Kritik Faktörler

Bordro denetleme süreci yasal uyumun sağlanması ve mali hataların önlenmesi adına oldukça önemli ve etkili bir süreçtir. Bu sürecin güvenilir sonuçlar vermesi ve doğru hizmet sağlanması için de bordro denetim hizmeti seçerken dikkat edilmesi gereken detayları beraberinde barındırır. Bordro denetim hizmeti seçerken dikkat edilmesi gereken kritik faktörler arasında şüphesiz sektörel deneyim ve uzmanlık gelmektedir. Sonuçların doğru olması ve mevzuata uygunluk açısından sektörel bilgi ve tecrübeli olunması oldukça önemlidir. Tabi bu bilgi birikiminin güncel yasal düzenlemelere uygun olması sürecin doğru ilerlemesi adına gerekli bir detaydır. 

Bordro denetim hizmetinden yararlanmadan önce tercih ederken referanslarına ve müşteri memnuniyetine dikkat etmeniz doğru seçim yapmanızda önemli bir adım olacaktır. Tabi bu araştırmayı yaparken alacağınız hizmette yeterli alt yapı ve otomasyon desteğinin olmasına da dikkat etmenizde fayda olacaktır. Çünkü bu alt yapı bordro sürecinin daha hızlı ilerlemesine katkı sağlarken hatalarında hızlıca fark edilmesini sağlayacaktır. Tüm bu süreçte fiyat performans dengesine de dikkat ederek sunulan hizmetin kapsamı, kalitesi ve fiyatı açısından doğru tercih yapmanız memnuniyetiniz açısından oldukça önemlidir. 

Bordro Denetimlerinde Tespit Edilen Yaygın Sorunlar

Bordro denetimi sürecinde tespit edilen birçok sorun işletmelere hem mali hem de hukuki açıdan riskler doğurabilir. Bu sorunlar işverenin yasal uyumu sağlaması açısından kritik rol oynadığı için dikkat edilmesi gerekir. Aşağıda sizlere bordro denetimlerinde tespit edilen yaygın sorunları listeledik, bu sorunları göz önünde bulundurarak ekstra dikkat edebilir ve sorunların önüne geçebilirsiniz. 

• Eksik veya hatalı maaş hesaplamaları: Şüphesiz ki bordro denetimlerinde en çok karşılaşılan sorunlardan birisi yapılan yanlış ücret hesaplamalarıdır. 
• Yanlış Vergi ve SGK Kesintileri: Bu kesintilerin yanlış olması da güncel vergi dilimlerinin takip edilmemesi ve uygulanmaması sonucu oluşur. Güncel oranlarla kesilmeyen vergiler bordro denetim sürecinde yaygın sorunlar arasında karşımıza çıkmaktadır. 
• Fazla Mesai ve İzin Ödemelerinin Yanlış Hesaplanması: Çalışanlarının bu tür haklarının yanlış hesaplanıp geç ödenmesi hem itibar zedeler hem de motivasyon sorunlarına yol açar. 
• Eksik veya Yanlış SGK Bildirimleri: Yeni işe giren bir çalışanın SGK bildiriminin eksik veya yanlış bildirilmesi oldukça yaygın bir problemdir. 
• Prim ve Ek Ödemelerin Bordroya Yansıtılmaması: Bordro sürecini şeffaf bir şekilde yürütmek istiyorsanız prim ve ek ödemelerin bordroda gösterilmesi gerekir. 
• Veri Güvenliği İhlalleri: Bordro bilgileri KVKK süreçlerinde yetkisiz paylaşılması veri güvenliği ihlallerine yol açan yaygın sorunlar arasında yer alır.

Bordro Denetim Prosedürleri

Bordro denetleme sürecinde tüm sürecin yasal mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için bazı prosedürler bulunur ve prosedürler sürecin çok daha sağlıklı ilerlemesi sağlar. Bordro denetleme sürecinde izlenmesi gereken prosedürler arasında ilk önce hazırlık aşaması gelir. Bu aşamada denetim kapsamı ve hedefleri belirlenerek denetleme için gerekli tüm belgeler toplanır ve tüm mevzuat gözden geçirilir. Daha sonra veri toplama ve doğrulama adımı ile çalışan bilgileri, ödemeler kontrol edilerek doğrulanır. Güncel vergi oranları ile bordro kıyaslanarak doğruyu yansıtıp yansıtılmadığı incelenir. Yapılan maaş, fazla mesai, prim, ikramiye ve kesinti tutarlarında yapılan hesaplamalar kontrol edilerek herhangi bir hata olup olmadığı kontrol edilir. 

Bordro deneyim prosedürleri içerisinde mevzuata uygunluk denetimi ile tüm süreç incelenerek kontrol edilir. İncelemeye sonucuna göre tespit edilen uygunsuzluklar raporlanarak işverene sunulur. Bu aşamadan sonra düzeltme ve onay süreci devreye girer ve bu süreçte hatalı işlemler gözden geçirilerek kontrol edilir. İşlem sonlandıktan sonra arşivleme ve sürekli izleme süreci devreye girer ve periyodik bordro denetleme prosedürleri uygulanarak bordro sürecinde oluşabilecek hataların birikmesi önlenmektedir. 

İşletmeler İçin Bordro Denetim Kontrol Listesi

İşletmeler için bordro denetim kontrol listesi bulunur ve bu listeye dikkat edilmesi ve uyulması gerekir. Aşağıda işletmeler için bordro denetim kontrol listesini inceleyebilirsiniz:

• Bordro denetim sürecinde çalışan bilgilerinin eksiksiz ve doğru bir şekilde işlenmelidir.
• Maaş ve ek ödemeler doğru hesaplanmalı ve yapılan ek ödemeler bodroya tam olarak yansıtılmalıdır.
• Resmî tatiller, hafta sonları ve fazla mesai gibi çalışmaların ücretleri doğru ve yasal sürece uygun ücretlendirilmiş olmalıdır.
• Vergi ve SGK prim kesintileri güncel oranlara uygun bir şekilde hesaplanmalıdır. 
• SGK giriş çıkışların ve gün sayısının doğru olarak bildirilmesi gereklidir. 
• Yıllık izinler ve kullanılan izinler doğru takip edilerek belgelenmelidir.
• Bordro süreci SGK mevzuatına, iş kanununa ve vergi yasaları ile uyumlu ilerlemelidir.
• Bordro veri ihlali yaşanmaması adına KVKK sürecine uygun bir şekilde muhafaza edilmelidir. 
• Yine aynı şekilde KVKK sürecine uygun yasal süre boyunca güvenli bir şekilde arşivlenmeli ve denetim süreçlerinde gerektiğinde erişilebilir olmalıdır. 

Siz de kusursuz bir bordro denetim süreci yürütmek istiyorsanız, Sistem Global’in sunmuş olduğu Outsource Bordro yönetimi hizmetinden faydalanabilirsiniz.

Bordro Denetim Kontrol Hakkında Merak Edilenler